Sıkça Sorulan Sorular

Genel

Aidat Bulutu

Online Tahsilat Bulutu

Bütçe Bulutu

Muhasebe Bulutu

Bilgi Bulutu

İletişim Bulutu

Halkla İlişkiler Bulutu

Hukuk Bulutu

Banka Bulutu

Genel

Şu anda site yönetimi için 4 tane yazılım birden kullanıyorum. Bulut Yönetim ile birlikte başka yazılım kullanmam gerekecek mi?

İhtiyacınız olan farklı işlerin tamamını Bulut Yönetim ile halledebilirsiniz. Muhasebe, Aidat takip, halkla ilişkiler, gecikmiş borçların takibi, iletişim (SMS, mektup, e-posta), kanuni takip ve raporlama modüllerini içeren tek bir yazılım kullanacaksınız. Özel bir ihtiyacınız yoksa başka bir yazılım kullanmanıza gerek yok.

Yönetim firmasıyım. Bulut Yönetim’i ben de kullanabilir miyim?

Elbette! Bulut Yönetim profesyonel site yöneticilerinin hayatını çok kolaylaştırmaktadır. Tek bir kullanıcı adı ve şifre ile birden fazla siteyi kolaylıkla yönetebilirsiniz.

Yeni bir muhasebe programı öğrenmek istemiyorum. Bulut Yönetim’in kullanımı kolay mı?

Bulut Yönetim bir muhasebe yazılımından beklediğiniz tüm çıktıları vermekle birlikte, minimum muhasebe bilgisi ile kullanılabilmektedir. Hiç muhasebe bilmeyen bir kullanıcı kısa bir eğitimden sonra sistemi kullanabilmekte ve bu kullanıcının girdiği bilgiler ile bir mali müşavir tüm ihtiyaç duyduğu raporları sistemden alabilmektedir.

Aidatları her ay ben mi tahakkuk ettireceğim? Gecikme cezalarını ben mi hesaplayacağım?

Sistem tamamen otomatik çalışmaktadır. Aidatlar aylık olarak tahakkuk ettirilir, gecikme cezaları ise günlük olarak hesaplanır.

İstediğim raporları alabilmek için desteğe ihtiyacım olacak mı?

Bulut Yönetim’in birikmiş tecrübesi ile bir toplu yapı yönetiminin ihtiyaç duyabileceği tüm raporlar kullanıma hazır olarak gelmektedir. Siz raporu almak istediğinizde o rapor ile ilgili tüm bilgiler sistemden anında toplanır ve rapor size hazır olarak sunulur.

Raporları hazırlamak için Excel’e ihtiyacım olacak mı?

Herhangi bir raporu hazırlamak için Excel’e veya herhangi bir ofis yazılımına ihtiyacınız yok. Bununla birlikte isterseniz Bulut Yönetim’in hazır olan tüm raporlarını Excel’e aktarıp istediğiniz format ve görüntüyü verilebilirsiniz.

Hangi tip raporları alabilirim?

Bulut Yönetim, yazılıma girilen tüm detay bilgilerin tamamını ustaca kullanarak hem muhasebe ve finans yazılımlarından beklenilen mizan, bilanço, gelir tablosu gibi standart raporları hem de bundan çok daha fazlasını kullanıma hazır şekilde raporlar.

Farklı yetkilerde kullanıcı tipleri var mı?

Evet. Yöneticiler, çalışanlar, sakinler ayrı yetkilerle programı kullanabilirler.

Bulut Yönetim’in son kullanıcıya yönelik ekranı var mı?

Son kullanıcılar istenilirse kendi kullanıcı adı ve şifreleri ile sistemde kendilerine açık olan ekranlara girebilir; kendi hesap ekstrelerini görebilir, talep/şikâyet girebilir, aidat ödemesi yapabilirler.

Bulut Yönetim güvenli mi?

Kullandığımız altyapıda kredi kartı ile yapılan ödemeler teknolojinin sağladığı son güvenlik sistemleriyle yapılandırıldığından havale yapmak kadar güvenlidir. Üstelik kredi kartı ile ödeme yapmak çok daha kolay ve zahmetsizdir. İnternetten kredi kartı ile ödeme yaptığınızda kurum personeli dâhil kimse kart bilgilerinizi göremez ve ulaşamaz. Sitemiz şu anda dünya güvenlik standardı olan 128 bit şifreleme teknolojili SSL koruması kullanmaktadır. Bu standartlarda bilgileriniz gizli kalmakta ve 3. şahıslar tarafından erişilmesi mümkün olmamaktadır.

İnternetten kredi kartı ile ödeme yapılırken başkasının borcu görülebilir mi?

Site yönetiminin vereceği karara göre başkasının borcu görülebilir ya da görülemez. Bulut Yönetim her iki durum için de çözüm sunmaktadır. Daire ile ilişkili malik, kiracı gibi kişilerin isimleri ise hiçbir zaman açık olarak belirtilmez.

Başkaları benim verilerime ulaşabilir mi?

Sizin kullanıcı adı ve şifrenize sahip olmayan hiç kimse verilerinize ulaşamaz. Kullanılan bilişim sistemi en kabul görmüş güvenlik standartlarına sahiptir. Müşteri bilgileri sistemde birbirinden tamamen izole bir şekilde dünya standartlarındaki veri tabanlarında saklanır. Kötü amaçlı kişilere şifrenizi kaptırmadığınız takdirde herhangi bir risk taşımazsınız.

Bilgilerim kaybolur mu?

Hayır. Bulut Yönetim’de teknik altyapı bilgilerinizin tutarlılığı ve güvenliği üzerine kurulmuştur. Sürekli yapılan yedeklemeler ve yüksek sistem standartları sayesinde herhangi bir kayıp yaşamazsınız.

Bilgilerin yedeklenmesi nasıl oluyor?

Bulut Yönetim’deki tüm bilgiler 3 dakikada bir otomatik olarak yedeklenmektedir. Bunun yanında bu yedekler ikinci bir yedekleme altyapısına da güvenli bir şekilde aktarılarak bilgilerin güvenliği daha da arttırılmaktadır.

Sistemi her yerden kullanmam mümkün mü?

Evet. Web tabanlı çalışan sistemimiz sayesinde istediğiniz her yerden sisteme ulaşabilir, ödemelerinizi ve borçlarınızı takip edebilir ve sitenizi yönetebilirsiniz. Bunun yanında e-posta ve SMS gibi fonksiyonları kullanarak daha mobil bir yönetim sistemine geçebilirsiniz.

Lisanslama modeli nedir?

Bulut Yönetim uygulaması web tabanlı çalıştığı için program sitenizdeki bağımsız bölüm sayısına bağlı olarak kiralama usulü ile lisanslanmaktadır. Bulut Yönetim’i kullanmaya başlamak için yüksek lisans yatırım maliyetlerine gerek yoktur.

İstediğim zaman kullanmayı bırakabilir miyim?

Evet. Sitelerle yaptığımız sözleşmemizde herhangi bir kullanım taahhüdü bulunmamaktadır. Dolayısı ile istediğiniz zaman kullanmayı bırakabilirsiniz.

Kullanım bedeli haricinde herhangi bir maliyet var mı?

Hayır. Kurulum, barındırma, tüm yazılım güncellemeleri, bakım, destek ve eğitim bedelleri kullanım bedeline dâhildir. Dolayısı ile herhangi bir ek maliyetle karşılaşmaz, kullandığınız kadar ödersiniz.

Bulut teknolojisi ile Bulut Yönetim’in ilişkisi nedir?

Bulut teknolojisi bilişim teknolojilerinde sistemsel olarak gelinen en son noktadır. Alışılagelmiş sistemlere göre farkı hizmetin alındığı sunucunun organizasyon bünyesinde değil, kesintisiz, güvenli ve profesyonel hizmet veren bir bulut bilişim kurumu bünyesinde barındırılmasıdır. Bulut Yönetim yazılımı da bulut teknolojisi ile geliştirilmiş bir uygulamadır.

Yazılım neden bulut teknolojisini kullanmaktadır?

Bulut Yönetim olarak müşterilerimizin bilgilerinin gizliliğine çok önem veriyoruz. Bunun yanında sistemin performansı ve sürekli erişilebilirliği de çok önemli. Tüm bu ihtiyaçlar en verimli ve doğru haliyle bulut bilişim platformu ile sağlanıyor. Biz de bu sebeplerden dolayı bulut bilişimi tercih ettik.

Bulut Yönetim’i barındırmak için nasıl bir sunucu almalıyım?

Bulut Yönetim bulut bilişim teknolojisi üzerinde çalışır. Sizin sunucu almanıza ve barındırmanıza gerek olmaz. Yurtdışındaki veri merkezlerinde barındırılan Bulut Yönetim sunucuları kesintisiz olarak hizmet vermektedir.

İnternet gerekli mi?

Evet. Sistemimiz web tabanlı çalışmakta ve bu şekilde 7/24 istenilen her yerden güvenli bir şekilde erişim imkânı vermektedir.

Peki, internet kesilince ne olacak?

İnternet kesintileri ile eskiye nazaran çok daha az karşılaşılmaktadır. Aynı elektrik kesintilerinde olduğu gibi internet kesintileri için de yedekleme sistemleri kurmak mümkündür. Örnek olarak yedekte hazır olarak bekletilen bir GSM modem (Turkcell, AVEA veya Vodafone gibi bir servis sağlayıcıdan alınmış) ile beklenmedik bir internet problemi anında işlemler kesintiye uğramadan devam edebilir.

Sistemi kullanmaya nasıl başlarım?

Çok kolay. Eski sisteminizin verileri ile Bulut Yönetim üzerinde tanımlamaları yapıyoruz. Dolayısı ile herhangi bir kesinti yaşamadan işlemlerinize Bulut Yönetim farkı ile devam ediyorsunuz.

Aidat Bulutu

Aidatları nasıl takip ediyorum?

Daireleri ve kişileri sisteme kayıt ettikten sonra her daireye sistem tarafından otomatik olarak işlenen aidat borcunu sanal POS, manuel POS, banka yolu ile veya nakit olarak tahsil edebilir ve kaydedebilirsiniz. Ayrıca üyelerinizden aidat tahsilatı için aldığınız çek ve senetleri de sisteme tanımlayabilir, muhasebenizde gösterebilir ve takibini yapabilirsiniz. Eğer sitenizde ya da binanızda aidat bedeli sabit değil ise ve gelen faturalar üyelerin kullanımına göre paylaştırılıyor ise üyelerden her ay farklı aidat toplamanız mümkündür.

Kiracı/malik değişiminde ödenmeyen borçlar yeni kiracı/malik hesabında gözükür mü?

Hayır. İlgili daire hesabında borç gözükmez. Yeni kiracı/malik gelmesi halinde yeni kiracı/malike özel aidat takibini baştan başlatabilir ve eski kiracı/malik borç takibini de sürdürebilirsiniz. Fakat aynı dairenin hem normal borcu hem de takip borcunun olduğu bütün tahsilat ekranlarında uyarı olarak gösterilir.

Gecikmiş borcu olanlar için ne yapabilirim?

Sistemden aidatını geciktirmiş veya ödememiş kişileri tespit edip bu kişilere e-posta ve SMS gibi araçları kullanarak hatırlatmalarınızı yapabilirsiniz. Sisteme gecikme cezası hesaplamasını söylemişseniz sistem otomatik olarak bu cezaları borçluya yansıtır.

Aidat borçlandırmasını nasıl yaparım?

Sistem, istenilen aidat borçlandırmasını her ayın ilk günü otomatik olarak tahakkuk ettirir. Bu özellik istenirse kullanıcı tarafından da takip edilebilir. Sitenizde farklı daire tiplerine göre farklı aidat takibi yapabilir ya da dükkân gibi farklı yapılara farklı aidat belirleyebilirsiniz. Zaman içinde aidatlarda yapılacak değişiklikler tarihçe ile tutulduğundan eski aidat bilgilerine kolaylıkla ulaşabilirsiniz.

Kanun tarafından belirlenmiş gecikme cezası oranından daha düşük bir oran uygulayabilir miyim?

Sistemdeki ceza oranı parametrik tanımlanabilmektedir.

Eski borcu bulunan sakinleri sisteme kayıt edebilir miyim?

Sisteme ilk kayıt yaparken eski borcu bulunan kişileri borçlarıyla birlikte kaydetmeniz mümkündür. Bu sayede eski verilerinizi de sistemimize güvenli bir şekilde taşımış olursunuz.

Aidat harici borçlandırma yapılabilir mi?

Aidat dışında da kişilere borçlandırma yapılabilmekte ve sistemden takip edilebilmektedir.

Online Tahsilat Bulutu

Online tahsilat yapabilmek için neye ihtiyacım var?

Sadece bir banka ile sanal POS anlaşması yaparak online tahsilat modülünü kullanmaya başlayabilirsiniz.

Online tahsilatların muhasebe kaydını nasıl yapacağım?

Bulut Yönetim üzerinden yapılan online tahsilatlar otomatik olarak muhasebeleşir ve doğrudan ilgili daire hesabının borcundan düşer. Sizin herhangi bir işlem yapmanıza gerek kalmaz.

Online tahsilat işlemleri için size komisyon ödeyecek miyim?

Hayır. Bulut Yönetim üzerinden yapılan tüm online tahsilat işlemleri doğrudan sizin sanal POS hesabınıza geçer, bize komisyon ödemezsiniz.

Online tahsilat ekranı bizim yönetimimizin web sitesine entegre olabilir mi?

Evet. Bulut Yönetim online tahsilat ekranı sizin kurumsal kimliğiniz ile yönetiminizin web sitesi üzerinden kullanıcılarınızdan tahsilat yapabilir.

Online tahsilat ekranı üzerinden farklı projelerin borçlarını karışmadan tahsil edebilecek miyim?

Bulut Yönetim online tahsilat ekranından herhangi bir bağımsız bölüm ile ilgili tüm projelere ait borçlar ayrı ayrı kalemler halinde listelenir. Yapılan tahsilatın hangi borca ait olduğu kullanıcı tarafından seçildiği için herhangi bir karışıklık olmaz.

Bütçe Bulutu

Bütçe ne kadar esnek?

Aylık ve yıllık giriş imkânı veren bütçe oluşturma seçeneği ile siteye yapacağınız yatırımları kontrol edebilir, m2 ve eşit bazlı ayrımlarla finansman yapınızı daha sistematik bir planlamayla takip edebilirsiniz.

Birden fazla bütçe oluşturulabilir mi?

Toplu yapı yönetimleri aidat projesi dışında birçok proje yapmaktadır. Bu projelerin bütçelerini ve takip hesaplarını ayrı ayrı tanımlayıp takip etmek mümkündür.

Gerçekleşmeleri anlık olarak görebilir miyim?

Evet. Tüm bütçe kalemlerinizin güncel durumlarını kontrol eder, öngörülen bütçeye göre gerçekleşen durumları anlık olarak görebilir, bu bütçe kaleminde yapacağınız sonraki harcamaları buna göre şekillendirebilirsiniz.

Muhasebe Bulutu

Resmi işleri yapabilmek için başka bir muhasebe programına ihtiyacım olur mu?

Hayır. Sistem arka planda tek düzen hesap planına uygun kayıtlar yapmaktadır. Bu sayede bütün resmi işler için gerekli olan rapor ve defter dökümleri kolayca alınabilir.

Varlık kayıtlarını takip edebilir miyim?

Evet. Varlık türleri ayrımını yaparak (taşıt, demirbaş, arsa vb.) her türlü varlıklarınızın takibini, alım ve satım işlemlerinizi sistem üzerine kaydedebilir, hesaplarınızla entegre edebilirsiniz.

Yönetim giderleri nasıl takip ediliyor?

Her türlü varlık alım-satım, gider ödemesi, vadeli gider veya diğer ödemeleri kayıt altına alabilir ve sistemden takip edebilirsiniz. Tüm faturalarınızı da kaydedip takibini gerçekleştirebilirsiniz.

Sitenin diğer finans hareketleri nasıl takip ediliyor?

Banka hesapları, POS hesapları, cari hesaplar, aidat hesapları ve maaş hesaplarını sisteme entegre ederek finansal kayıtlarınızı tutabilir, bu sayede tek elden bütün hesaplarınızı kontrol edebilirsiniz. Ayrıca site aidatı gibi olağan gelirler dışında hesabınıza gelecek her türlü gelirlerinizi kaydedebilir, kasalar veya hesaplar arasında transfer (virman) yapabilir, hesaplarınızın ve kasalarınızın raporlarını ayrı ayrı alabilirsiniz. Ayrıca üyelerin talep etmesi halinde hesap özetlerini de kolayca verebilirsiniz.

Bilgi Bulutu

Ev sahibi, kiracı veya hane sakini tanımlamasını yapabilir miyim?

Evet. Tanımlanan dairelere ev sahibi, kiracı ya da hane sakini (eş, çocuk, anne, baba, görevli, vb.) olarak site ya da binanızda yaşayan kişileri ve kişisel bilgilerini (ad, soyadı, doğum tarihi vb.) kaydedebilirsiniz. Bu sayede bu kişiler üzerinde yapılan işlemleri otomatik olarak daire tanımlı gerçekleştirebilirsiniz. Bunun yanında detaylı evcil hayvan ve araç bilgileri gibi birçok ilave bilgiyi de kaydedebilirsiniz.

Yeni malik, kiracı, sakin tanımı yapılınca eski bilgiler siliniyor mu?

Hayır. Sistem bu bilgileri tarihe bağlı olarak tuttuğundan herhangi bir zamandaki malik, kiracı, sakin bilgisine ulaşabilirsiniz.

Farklı daire tiplerini sisteme kaydetmek mümkün müdür?

Evet. Eğer yönetiminizde farklı daire tipleri mevcut ise bu daireleri tipine göre farklı kategorilere ayırabilir ve bu kategoriler üzerinden işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

İletişim Bulutu

Her dairenin kendi borcunu otomatik olarak SMS veya e-posta atabilir miyim?

Elbette. Tüm malik ve kiracılara sistemden otomatik olarak alınmış güncel borç tutarlarını kendi isimleri ile hitap ederek SMS ve e-posta ile toplu olarak istediğiniz zaman gönderebilirsiniz.

Bayram tebriki için SMS, e-posta şablonu hazırlayabilir miyim?

Tabii ki. İstediğiniz kadar SMS, e-posta hatta yazı şablonu hazırlayabilir, daire ile ilişkili kişinin adı, soyadı vb. gibi bilgileri de otomatik olarak kullanacak metinler oluşturabilirsiniz.

Kime, ne zaman ve hangi SMS, e-posta iletisinin gönderildiğini raporlayabilir miyim?

İletişim altyapısı üzerinden gönderilen tüm iletiler geriye yönelik olarak raporlanabilir.

SMS kullanımı için ayrı ödeme gerekecek mi?

Bulut Yönetim SMS hizmetini Türkiye’nin önde gelen bir SMS sağlayıcı firması ile olan entegrasyonu üzerinden sizlere vermektedir. İhtiyacınız olan miktarda SMS hakkını doğrudan ve taahhüt olmadan Bulut Yönetim ekranlarından sipariş edebilirsiniz.

Halkla İlişkiler Bulutu

Sakinlerden gelen çağrıları nasıl gruplandırabilirim?

Gelen tüm çağrılar için talep, öneri, şikâyet gibi gruplar oluşturabilir ve çağrıları bu gruplarda toplayabilirsiniz.

İş birimlerim de bu yazılımı kullanabilir mi?

İş birimleriniz uygulamayı iş takibi için kullanabilir, işleri yönetip ilgili personele atayabilirler.

Birimlerim işlerini gruplayabilir mi?

Tüm birimler istedikleri kadar grup oluşturup işlerini kendileri sınıflandırabilirler.

Çağrı/istek sahibine durum bildirimi veya geri bildirim yapılabilir mi?

Sistemdeki çağrıların tüm aşamalarında istenirse çağrı sahibine SMS veya e-posta yoluyla bildirim yapılabilir.

Hangi personelim ne kadar iş yapmış görebilir miyim?

Çalışan performansı iş raporları ile birlikte dönemsel olarak kontrol edilebilir.

Hukuk Bulutu

Borç ihtarı nasıl gönderebilirim?

İstediğiniz borç limitine göre düzenleyeceğiniz şablonu esas alarak borcunu ödemeyen daireye SMS, e-posta veya yazı ile ihtar gönderebilirsiniz. Hatta icra işlemleri başlatmadan önce birkaç kere ihtar göndermek mümkündür. Böylece tarihe bağlı olarak bu ihtarları kayıt altına almış olursunuz.

Avukat cari hesabını tutturamıyorum. Bulut Yönetim’de de sıkıntı çeker miyim?

Tüm kanuni takipler avukat hesabı ile birlikte çalışır. Her türlü masraf ve ödeme kayıtları avukatla problemli daire arasında işlem kaydı oluşturur. Böylelikle problemsiz olarak avukat hesabınızı tutabilirsiniz.

Yasal takiplerimi Bulut Yönetim’den yapabilir miyim?

İhtarname, ödenmeyen aidat takibi, icmal listesi, ekstreler, otomatik gecikme cezası gibi işlemlerle hukuki mevzuata uygun çalışan Bulut Yönetim sayesinde yasal takiplerinizi kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.

Banka Bulutu

Bulut Yönetim’in sanal POS’unu mu kullanacağız?

Hayır. Doğrudan sizin anlaşmalı olduğunuz ve Bulut Yönetim üzerinde entegrasyonu hazır bir bankanın size ait sanal POS’u ile tahsilat yapılır. Ödemeler doğrudan sizin hesabınıza yatar.

Banka bana sanal POS vermezse online tahsilat yapamayacak mıyım?

Eğer bir şekilde sanal POS kullanamıyorsanız tahsilatlarınızı banka sözleşmesine gerek olmadan PayU kanalı üzerinden Bulut Yönetim’e özel avantajlarla gerçekleştirebilirsiniz.

Kredi kartı sanal POS tahsilatlarını elle sisteme işlemem gerekir mi?

Sanal POS ile yapılan tüm tahsilatlar otomatik olarak ilgili dairenin alacak hesabına işlenir.